活动会务安排

活动会务安排

对于一场会议活动,如何让会议顺利举办,人员配置非常重要。对于杭州会务安排公司来说,一个项目团队的组成主要包括活动经理人、策划人员、编导人员、制片人员、技术人员、企宣人员、行政法务人员,这六个类别人员的工作内容和分工各不相同,但是他们之间就像一个还原的魔方的六个面一样,每个面都相互关联,并且内部存在着一定的逻辑关系,任何一面不完整,整个魔方就不可能还原完全。因此,要让各部门各工种都能充分发

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     对于一场会议活动,如何让会议顺利举办,人员配置非常重要。对于杭州会务安排公司来说,一个项目团队的组成主要包括活动经理人、策划人员、编导人员、制片人员、技术人员、企宣人员、行政法务人员,这六个类别人员的工作内容和分工各不相同,但是他们之间就像一个还原的魔方的六个面一样,每个面都相互关联,并且内部存在着一定的逻辑关系,任何一面不完整,整个魔方就不可能还原完全。因此,要让各部门各工种都能充分发挥作用,就要对这六类人员做一个系统性的人员规划。同时,作为团队的管理者,更要了解每一个工种的特点以及团队中每个成员的优势和特长。


    以杭州会务安排策划为例,策划需要很强的专业性技能和方法,因此,策划人员的特长和兴趣点可能不尽相同,这正好与活动行业范围广、类别多的特点相对应。有些人可能擅长商业推广、选秀类活动的策划,有些人则偏重旅游景点节庆活动的策划,有些人可能擅长公益慈善类活动的策划、有些人则可能偏好体育赛事类活动的策划,而作为团队管理者,要根据不同的项目和需求来进行人员的重新组合和调配,让组合后的各工种人员能够充分发挥自己的特长,将优势最大化。

     在在过去的工作和实践中,我们对如何建立一支高效的项目团队和志愿者队伍进行了总结,主要包括以下要点:

     团队的规模要适当、易于管理。最有效率的团队包含2到25人,而其中的大多数不超过10人。选择适当的人员来组成团队,团队成员的知识结构应该合理搭配。

    团队的领导者需要得到更为专业的培训或具备专业经历,甚至具备个人魅力和感召力。整个团队需要一套系统的专业的培训,借助培训来更好地完成任务。团队成员之间,组织机构的成员之间任务要明确,且要互相信任,互相支持。

    在工作人员和组织机构之间需要平行及垂直的交流,要赋予团队成员和志愿者必要的权力和实实在在的责任。

在工作环境中营造快乐、轻松、幽默的氛围,杭州会务安排策划对于团队成员和志愿者的贡献要给予充分地肯定,要创造机会让团队成员和志愿者庆祝自己的成功。

    一名优秀的的活动项目经理需要具备以下的能力和技能:

建立并运用团队,并具备领导才能;成功地认定任务之所在,并保质保量按时完成任务;把项目计划与活动的战略、营销和艺术内容等计划整合在一起

    按照行业标准来进行风险管理;能有效地运用财务控制、指标、和报告;制定活动的供应计划,管理合同;具有一定沟通技巧和语言表达能力